1. Prvi koraki

Kaj je Stratask, vabljenje članov, uporabniške vloge, nastavitve delovnega prostora in vaši prvi koraki.

1.1 Dobrodošli v Stratasku

Stratask je orodje za strateško načrtovanje in operativno sledenje nalogam, zasnovano za usklajevanje in usmerjanje ekipe k doslednemu doseganju dogovorjenih ciljev.

Namesto razpršene komunikacije po e-pošti ali klepetalnikih se vso razpravo in odločitve beleži neposredno pri posameznih nalogah in iniciativah. Dokončane ali umaknjene naloge se hrani v arhivu.

Nasvet: Ta priročnik vam bo pomagal pridružiti se delovnemu prostoru (Workspace), razumeti strukturo Strataska in vzpostaviti delovni tok za osredotočeno ter pregledno izvedbo.

1.2 Vabljenje novih članov

Dostop poteka izključno na podlagi vabila. Preden se nov uporabnik lahko pridruži, mora skrbnik odobriti njegov službeni e-naslov.

Skrbnik (Administrator) odobri službeni e-naslov v Admin Dashboardu (Allow List).
Vabila se pošljejo avtomatsko po e-pošti (preverite spam).
Nov uporabnik se registrira z imenom in geslom.

1.3 Uporabniške vloge

Vloga	Pristojnosti
Skrbnik (Administrator)	Popoln nadzor nad strateškimi cilji (Strategic Goals), 90-dnevnimi iniciativami (90-Day Initiatives), člani ekipe, seznamom odobrenih (Allow List), odobritvami, nastavitvami delovnega prostora (Workspace Settings) in spreminjanjem vlog v nalogah (Tasks).
Član (Member)	Osredotočen na izvedbo — ustvarja, posodablja in zaključuje naloge (Tasks), sodeluje s sodelavci ter prispeva k 90-dnevnim iniciativam.
Občasni član (Occasional Member)	Omejen dostop — vidi le naloge, ki jih ima v lasti ali je nanje dodan, ne more ustvarjati nalog, dostopa pa lahko le do Nalog (Tasks) in Priročnika. Kljub temu zaseda en sedež.

1.4 Nastavitve delovnega prostora

Skrbniki upravljajo delovni prostor v skrbniški nadzorni plošči (Admin Dashboard): odobravajo nove člane, dodeljujejo skrbniške pravice in spreminjajo ime delovnega prostora.

1.5 Vaši prvi koraki

Sprejmite vabilo in si nastavite ime ter geslo.
Preglejte nadzorno ploščo v pogledu seznama (List View) in poiščite naloge, dodeljene vam.

Nasvet: Dobra praksa — vso komunikacijo vodite znotraj komentarjev naloge (Task Comments).

2. Delo po metodologiji Stratask

Strateška struktura, komunikacija brez šuma, obvestila, 90-dnevne iniciative, sestanki in vidnost nalog.

2.1 Strateška struktura

Strateški cilj → 90-dnevna iniciativa → Naloga. Vsaka naloga pripada iniciativi, vsaka iniciativa pa strateškemu cilju.

2.2 Komunikacija znotraj naloge

Komentarji (Task Comments) predstavljajo celotno zgodovino naloge — razprave, odločitve, napredek in naslednje korake. Namesto v ločenih e-poštah ali klepetih beležite vse spremembe v komentarjih.

2.3 E-poštna obvestila

Obvestila se pošljejo samodejno ob komentarju ali spremembi statusa: nosilcu naloge (Task Owner), naročenim sodelavcem (Subscribed Users) in nosilcu iniciative (Initiative Owner). Avtor obvestila ne prejme.

2.4 Oblikovanje 90-dnevnih iniciativ

Iniciativa opredeljuje cilj, uresničljiv v enem četrtletju. Uporabniki lahko podajo predlog v odobritev (New Initiative) ali na »parkirišče«. Iniciativo mora vedno odobriti skrbnik.

2.5 Sestanki, AI povzetki in Beležnica

Čas na sestankih porabite za odločitve, naloge pa posodabljajte v aplikaciji. Aplikacija redno osvežuje AI povzetke znotraj naloge.

Nasvet: Med sestanki uporabljajte Beležnico (Daily Notebook) za hiter vnos, nato naloge prenesite v iniciative ali arhiv. Beležnica je vaš osebni seznam: ko nalogi določite iniciativo, se takoj prenese v Tasks in izgine iz Beležnice. Vse naloge za danes na enem mestu najdete v My Tasks.

2.6 Vidnost nalog

Naloge so vidne lastniku (Task Owner), dodanim sodelavcem in nosilcu iniciative (Initiative Owner). Na voljo je tudi koledarski pogled.

3. Upravljanje nalog

Ustvarjanje nalog, struktura naloge, vseh osem statusov, pogled »Potrebuje pozornost«, obnovitev in nerazporejene naloge.

3.1 Ustvarjanje nalog

Priporočljivo: naloge ustvarjajte neposredno znotraj 90-dnevne iniciative preko nadzorne plošče. Za hitre zapise uporabite Beležnico (Daily Notebook) in nalogo takoj prenesite v iniciativo ali jo arhivirajte.

3.2 Struktura naloge

Polje	Namen
Naslov	Kratek in usmerjen k dejanju (npr. Podpis pogodbe).
Opis	Ozadje, povezave in pričakovan rezultat.
Rok (Deadline)	Končni rok.
Naslednji korak (Next Step)	Datum naslednjega koraka in opomnik.
Nosilec in sodelavci	Dodeljene odgovornosti.
Iniciativa	Obvezna dodelitev k 90-dnevni iniciativi.

3.3 Statusi nalog

Ustvarjeno (Initiated) — Naloga je ustvarjena, delo se še ni začelo.
V teku (Ongoing) — Delo aktivno poteka.
Spremljanje (Follow Up) — Glavno delo je končano, potrebno je spremljanje.
Čakanje na odziv (Awaiting Reply) — Naloga čaka na zunanji odziv.
Odloženo (Snoozed) — Začasno na čakanju do izbranega datuma prebujanja.
Zaključeno (Completed) — Končano in arhivirano.
Preklicano (Cancelled) — Ni več potrebno; arhivirano.

Kaj je Snoozed? Uporabite ga, ko je naloga začasno na čakanju: čakate na odziv stranke dalj časa (npr. 2 meseca), na sezonske dejavnike ali gre za ponavljajoča se mesečna administrativna opravila (npr. davki, mesečna skladnost).

Kako deluje: Snoozed zahteva obvezen datum prebujanja (Wake-up Date). Naloga se iz pogleda Active premakne v zavihek On Hold, alarmi za zamudo se utišajo, na izbrani dan pa se naloga prebudi v Inboxu in se znova pokaže v »Potrebuje pozornost«.

Zaščita pred odlašanjem (pravilo treh odlogov): če nalogo odložite 3-krat ali večkrat, vas Stratask pozove, da ponovno ocenite njeno prioriteto – jo pustite odloženo ali jo premaknete v Arhiv – da delovni prostor ostane urejen.

3.4 Pogled »Potrebuje pozornost«

Prikaže naloge, kjer je datum za Naslednji korak (Next Step) ali Rok (Deadline) današnji ali pretekel.

Bližnjice

Rdeča pika v levem meniju.
Gumb »Samo nujno« na strani z nalogami.

3.5 Obnovitev in nerazporejene naloge

Arhivirane naloge obnovite iz razdelka Arhiv z novim statusom in novim Naslednjim korakom.

Nerazporejene naloge (Standalone Tasks) so začasno mesto za nedodeljeno delo iz Beležnice. Redno jih pregledujte in prenašajte v iniciative.

4. Nadzorna plošča, poročila in obvestila

Tristopenjska nadzorna plošča, jutranji povzetek po e-pošti in strateško poročilo v PDF.

4.1 Nadzorna plošča

Pregled v realnem času skozi tri stopnje: Strateški cilj → 90-dnevna iniciativa → Aktivne naloge. Omogoča povzetek iniciativ in odpiranje ter ustvarjanje nalog neposredno pri iniciativi.

4.2 Jutranji e-mail digest in pravila obveščanja

En dnevni e-mail na delovni prostor, poslan ob nastavljeni uri. Vsebuje samo naloge, ki danes resnično potrebujejo ukrepanje.

Kdaj se naloga uvrsti v digest: (1) Naslednji korak (Next step) je nastavljen na današnji dan ali je zamujen, ali (2) se bliža končni rok (stopnjevanje opomnikov).

Časovnica	Oznaka	Pomen
T-2 (čez 2 dni)	Rok čez 48h	Zgodnje opozorilo — načrtujte izvedbo.
T-1 (jutri)	Rok: jutri	Zadnji dan priprave.
T-0 (danes)	Rok: danes	Visoka prioriteta — danes zaključite ali prestavite.
T+X (zamuda)	Zamujeno (+X dni)	Ponavlja se vsak dan do rešitve ali prestavitve.

Pravila za lastnike pobud (Zero-Spam politika)

Nova naloga: lastnik pobude prejme enkratno obvestilo v prvem digestu po ustvarjanju tuje naloge (< 24 h), z oznako »Nova naloga v pobudi«.
Spremljane naloge (»Notified as needed«): če je lastnik ali katerikoli sodelavec označen kot obveščen, nalogo še naprej prejema v digestu z oznako »Spremljana naloga«.
Brez odvečnega šuma: vse ostale tekoče in mirujoče tuje naloge so iz lastnikovega digesta popolnoma izključene — stanje in zamude ostanejo v živo vidne v tabeli nalog.

Status »Follow up«: naloga miruje do datuma naslednjega koraka ali do vstopa v 48-urno okno pred končnim rokom.

Tihi zapiski: v vrstici za komentar preklopni gumb ob gumbu Post preklaplja med 🔔 Obvesti (privzeto — obvesti dodeljene člane in spremljevalce po e-pošti) in 🔕 Zapisek (shranjeno kot interni zapisek brez takojšnjih e-poštnih obvestil). Tihi zapiski nikoli ne sprožijo takojšnjega e-maila in ne uvrstijo neaktivne naloge v digest, se pa prikažejo kot zadnji komentar na karticah digesta in so vedno vključeni v AI povzetke napredka. V zgodovini komentarjev so označeni z 🔕 Zapisek.

Nasvet: Čas dostave nastavite na /settings.

4.3 Strateško poročilo (PDF)

Izvoz profesionalnega PDF poročila z nadzorne plošče z rdeče označenimi zamujenimi roki in AI povzetki napredka.

5. API in integracije

API workspacea samo za branje za Custom GPT Actions, Make.com in Zapier — ključi, končne točke in varnostna pravila.

5.1 Kaj API omogoča

Stratask API omogoča branje posnetka enega workspacea, tako da zunanja orodja uporabljajo Stratask kot vir resnice. Vrne podatke o workspaceu, letne strateške cilje, 90-dnevne iniciative, aktivne naloge razvrščene v Zamujene / Potrebujejo pozornost / Prihajajoče, zadnje komentarje in odgovorne osebe.

Pomembno

Dostop je izključno samo za branje — prek API-ja ni mogoče ničesar ustvariti ali spremeniti.
Vsak ključ velja za natanko en workspace.
API mora za workspace najprej omogočiti Superadmin.

5.2 Ustvarjanje ključa

Superadmin v /super-admin omogoči API za workspace.
Admin workspacea odpre Nastavitve → API in integracije, ali pa Superadmin uporabi gumb Manage keys v /super-admin.
Klikni Ustvari API ključ — ključ (sk_live_…) je prikazan samo enkrat, zato ga takoj kopiraj.
Ustvarjanje novega ključa samodejno prekliče prejšnjega; Prekliči takoj onemogoči dostop.

Nasvet: Ključ hrani v upravitelju gesel. Če pride do razkritja, ga prekliči in ustvari novega — stari takoj preneha delovati.

5.3 Končne točke

Končna točka	Namen	Avtentikacija
/api/public/v1/workspace/summary	Celoten posnetek workspacea (JSON, samo branje)	Glava x-stratask-key
/api/public/v1/openapi.json	Shema OpenAPI 3.0 za uvoz v GPT / Make / Zapier	Javno

Vsaki zahtevi dodaj glavo x-stratask-key z vrednostjo svojega ključa.

5.4 Povezava s Custom GPT

V Custom GPT odpri Actions → Import from URL in prilepi https://strataskapp.com/api/public/v1/openapi.json.
Avtentikacijo nastavi na API Key → Custom header z imenom glave x-stratask-key.
Kot vrednost prilepi svoj ključ sk_live_ in shrani.
Preizkusi z vprašanjem, na primer: katere naloge v mojem workspaceu so zamujene?

Nasvet: Enaka nastavitev z glavo deluje tudi v Make.com (HTTP modul) in Zapier (Webhooks by Zapier).

6. Dobre prakse

Štiri navade, ki ohranjajo osredotočeno in pregledno izvedbo.

6.1 Dnevne navade

Vsak dan začnite v pogledu Needs Attention.
Ob napredku vedno določite nov Naslednji korak (Next Step).
Redno praznite Beležnico (Daily Notebook) v 90-dnevne iniciative.
Vso komunikacijo vodite v komentarjih nalog, ne po e-pošti.

Nasvet: Dobra praksa — naloga brez datuma Naslednjega koraka je naloga, ki je nihče ne premika naprej.

7. Pogosto zastavljena vprašanja

Hitri odgovori na najpogostejša vprašanja.

7.1 Pogosta vprašanja

Zakaj ne vidim nalog svoje ekipe? Preverite, ali ste se pridružili z odobrenim e-naslovom na Allow List.

Zakaj je moja naloga v Needs Attention? Ker je datum za Naslednji korak ali Rok današnji ali pretekel.

Kako spremenim uro za Morning Digest? V levem meniju odprite Nastavitve (/settings).

8. Mobilna aplikacija in obvestila

Namestite Stratask na telefon in spoznajte, kako delujejo potisna obvestila, Inbox in jutranji povzetek.

8.1 Namestitev PWA — iOS (iPhone/iPad)

Odprite Stratask v Safariju.
Tapnite gumb Deli (kvadrat s puščico navzgor) v orodni vrstici brskalnika.
Pomaknite se navzdol in tapnite "Dodaj na domači zaslon" (Add to Home Screen).
Zaženite Stratask z domačega zaslona in ob pozivu dovolite obvestila.

Nasvet: Na iPhonu potisna obvestila delujejo le, ko Stratask zaženete z ikone na domačem zaslonu.

8.2 Namestitev PWA — Android

Odprite Stratask v Chromu.
Tapnite ikono menija (tri pike) v zgornjem desnem kotu.
Izberite "Namesti aplikacijo" (Install app) ali "Dodaj na domači zaslon".
Potrdite namestitev in vklopite potisna obvestila.

8.3 Kako delujejo obvestila

Kanal	Kaj zajema
Takojšnja potisna obvestila	Samo za neposredne interakcije ekipe — novi komentarji, @omembe in novo dodeljene naloge. Obvestilo pride na vse naprave, kjer ste jih dovolili. Dotik odpre nalogo s pripravljenim poljem za odgovor.
E-mail kot rezerva	Če nimate aktivnih potisnih obvestil na nobeni napravi, vam isto obvestilo o komentarju pošljemo po e-mailu. Kdor prejme potisno obvestilo, e-maila ne dobi — brez podvajanja.
Inbox v aplikaciji	Vsa obvestila se zabeležijo tudi v zavihku Inbox. Manj nujne spremembe, kot so status in datumi, gredo samo sem — brez zvonjenja telefona.
Jutranji povzetek	En sam dnevni e-mail ob jutranji uri, ki jo izberete v nastavitvah, s strateškimi prioritetami dneva.

Posamezne vrste potisnih obvestil lahko vklopite ali izklopite v Settings. Če naprava obvestil ne sprejema več (npr. odstranjena aplikacija), jo sistem samodejno odjavi in vam naslednja obvestila pošlje po e-mailu.

Pravilo čiščenja Inboxa: neprebrana obvestila ostanejo, dokler jih ne preberete. Prebrana obvestila se samodejno izbrišejo po 30 dneh. Izbriše se le obvestilo v Inboxu — naloge, komentarji in zgodovina aktivnosti ostanejo trajno shranjeni.

8.4 Komu sporočiti komentar (Notify)

Izbira	Kaj se zgodi
Notify: All (privzeto)	Obveščeni so vsi, ki sodelujejo pri nalogi (nosilec in prejemniki opomnikov), razen vas.
Notify: Mentioned (X)	Ko v komentar zapišete @ime, se izbira samodejno preklopi — obveščeni so le omenjeni.
Posamezne osebe	V meniju ob gumbu Post odkljukajte točno tiste, ki naj prejmejo obvestilo.
Silent Note (No alerts)	Komentar se shrani brez kakršnihkoli obvestil. Pod njim piše "Internal note".

Pod vsakim poslanim komentarjem vidite, kdo je bil obveščen in kako: "Push sent at …" ali "Email sent (no push device) at …".

8.5 Narekovanje z glasom

V komentarjih in v Dnevniku tapnite ikono mikrofona in govorite. Gumb med snemanjem rdeče utripa; ob ponovnem tapu se posnetek pretvori v besedilo in vstavi tja, kjer je kazalec.

Jezik se določi iz vsebine delovnega prostora: če so naloge in iniciative v slovenščini, se posluša slovensko, sicer angleško. Posnetek se samodejno ustavi po 2,5 minute. Deluje tudi v aplikaciji na domačem zaslonu.

8.6 Spodnja navigacija na telefonu

Zavihek	Namen
My Tasks	Vaš osebni seznam nalog — privzeti zaslon ob odprtju Strataska na telefonu.
Overview	Pregled ciljev in iniciativ v obliki kartic.
Inbox	Komentarji, omembe in spremembe za vas; rdeča pika označuje neprebrano.
Goals	Strateški cilji in 90-dnevne iniciative.

Navodila za uporabo Stratask

1.1 Dobrodošli v Stratasku

1.2 Vabljenje novih članov

1.3 Uporabniške vloge

1.4 Nastavitve delovnega prostora

1.5 Vaši prvi koraki